Inspect and Adapt remoto

Procurando sobre esse assunto na internet não achei muita coisa esclarecedora da prática do evento.

Em síntese, para quem não sabe, esse e um evento do Safe que acontece no final do quartil. É uma apresentação de resultados para entender se os objetivos foram atingidos além de poder descobrir como melhorar.

 1 -Apresentação dos Números do ART

Através de uma ferramenta de videoconferência, em uma sala virtual geral, iniciamos o evento. Nosso gerente foi quem apresentou os números do ART. Tínhamos como convidados os nossos BOs (business owner) e todos os times.

Enfim, nosso powerpoint foi estruturado da seguinte forma: página de título com nome do ART, página seguinte com nome das Squads, próxima página com a quantidade de features previstas e quantidade das que foram entregues pelo ART. Depois, página com a quantidade de histórias do usuários previstas e concluídas, mencionado também, historias não previstas a quantidade de bugs do ART.

A continuidade da apresentação seguia por Squad, ainda nosso gerente apresentando. Lá continha os objetivos do quartil de casa squad. Assim como uma página com quantidade de features previstas e concluídas. Seguindo, vinha a página com a quantidade de histórias dos usuários previstas e concluídas mencionado também historias não previstas e a quantidade de bugs. E por fim uma página com gráfico de velocity

Atenção que os dados a serem apresentados tem que fazer sentido para o cenário do ART e/ou de cada empresa. Para nós esses dados eram o que faziam sentido naquele momento. Pode ser que na próxima Inspect and adapt possamos estar mostrando outras métricas.

2 – System Demos

Aqui nossa PO entrou falando sobre os objetivos do nosso time no quartil de forma mais aprofundado do que o apresentado pelo gerente anteriormente, e já puxou o time para fazer a demo, que é abrir e mostrar na nossa solução, as novas features que foram desenvolvidas para os BO (business owner).

Após, era direcionado aos BOs a solicitação da percepção de nota de atingimento de cada objetivo daquele, elencando de zero a dez. Seguindo, mostrávamos as notas de importância e relevância dada no início do quartil a cada objetivo de negócio. Esses dois cenários de notas antes e de pois, geravam boas discussões, com dados e fatos relevantes, que nos possibilitaria a melhoria contínua para o próximo quartil.

Dessa forma, conseguimos entender se na visão do BO atendemos as expectativas, se solucionamos o problema a qual nos propomos a resolver, se fomos eficazes no nosso trabalho, se ainda existe alguma pendencia, se de repente o que ele achava que queria, não era bem aquilo, ou se a gente que não entendeu direito a demanda, etc.

Para tratar essas questões vamos ao passo seguinte: Retrospectiva.

3- Oficina de Retrospectiva

Após o coffe break, na ferramenta de videoconferência, entramos nas salas criadas para cada time. Entramos em um board do Miro preparado com antecedência com dinâmicas, para que possamos realizar a restrospectiva do quartil. Aqui no nosso ART os BO não participaram, somente os times. É preciso avaliar a necessidade e o benefício dessa participação.

Um retângulo desse no Miro para cada time, que é como se fosse a sala física do time com 5 dinâmica na “parede”.

Em síntese, o círculo e um desenho de mesa e cadeiras e ali colocamos o nome dos integrantes do time.

No quadrante energizer perguntamos ao time qual foi o clima do quartil passado, e eles indicaram com bolinhas.

No quadrante recolhimento de dados, uma dinâmica muito conhecida no meio ágil. Pedimos ao time para colocar com post its rosa posicionando perto da ancora, tudo que atrapalhou no quartil passado. Com post its azuis, posicionando perto ao vento, tudo que impulsionou ao nosso atingimento dos objetivos do quartil.

No quadrante descobrindo a causa raiz, fizemos a técnica dos 5 por quês. Escolhemos até 3 temas relevantes de post its rosa do quadrante anterior, ou seja, coisas que atrapalharam o quartil, e fomos perguntando por que e respondendo nos post its amarelos.

4 – Workshop de resolução de problemas

Agora que já entendemos a causa raiz dos três problemas, e hora do Brainstorm de soluções, onde os membros do time irão escrever seus post its com possíveis soluções. Nessa etapa se houverem sugestões similares, elas são agrupadas.

Por fim, o último quadrante é feito para escolher algumas ações de melhoria para o quartil que estar por vir.

5 – Fechamento do Evento

Logo depois, voltamos a sala geral da ferramenta de videoconferência, e apresentamos no Miro, o Board consolidado do ART para o gerente da área, e para os times. Cada SM, um por vez, vai falando um pouco sobre como foram as dinâmicas no seu time e apesentando o resultado no Board consolidado.

É bem interessante esse momento, porque no dia a dia, cada time só tem a percepção dos seus problemas. Nessa hora os times comentam e percebemos que eles começam a enxergar que os outros times também têm problemas. A grama do vizinho nao é tao verde assim!

Para quem se perguntou, esse gráfico da esquerda é a agenda da retrospectiva com o tempo que percorremos em cada dinamica até chegar aqui na apresentação do Board consolidado..

Em conclusão, saímos desse evento com alguns itens para serem tratados no quartil que estar por vir e poder fazer a melhoria contínua.

Informações sobre a autora: Jacqueline Viana é Scrum Master e é apaixonada por agilidade.

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