Como iniciar o trabalho de ágil no time?

Você está iniciando em um time novo ou é a sua primeira experiência como Líder Ágil? E agora?? Por onde começar? Se você não aguenta mais tanta teoria, e quer um possível caminho concreto a percorrer, você está no artigo certo.

Não existe uma receita de bolo, mas eu trilhei um formato recentemente que deu muito certo. Foi tudo meio intuitivo. E ai o que eu fiz meses depois, foi estruturar no power point em um único slide, para disseminar internamente aqui onde trabalho ao demais AMs. E agora externamente aqui no blog.  

One one 

Faça o primeiro one one face to face, se for call vídeo ligado, e com intuito de conhecer as pessoas, algo bem informal e pessoal, mas sem ser invasivo. Comece por você se apresentando. Depois peça a pessoa que fale sobre ela, assuntos que ela se sinta confortável. A idéia é iniciar um relacionamento e criar uma primeira empatia.

Caso nesse primeiro contato a coisa não fluir muito, troque a abordagem perguntando  como você pode ajudar o time. Não fique com receios, tem perfil mais fechadão mesmo. Ao longo do tempo as pessoas vão se sentindo mais a vontade e você vai criando esses laços.

Dinâmica de Team Building

Existe uma variação de layouts mas o fundamento é o mesmo, fazerem as pessoas do time se conhecerem e fazerem conexão. Ao longo da dinâmica as pessoas vão reconhecendo nos outros coisas em comum e isso é ótimo.

Existe a ferramenta de Management 3.0 chamado Personal Maps, mas tem uma variedade de outras formas de fazer isso, como por exemplo, a dinâmica 2 verdades e uma mentira.

Um outro formato é ter sempre na agenda um horário dos cafezinhos com o time para assuntos aleatórios, descompressão etc.

Mapeamento das Dores

Aqui também pode ser no formato one one face to face, em caso de call vídeo ligado, para ir coletando de fato a percepção de cada membro do time onde estão os problemas e possibilidade de melhorias. 

Não se esqueça de fazer também com Product Owner, coordenadores, gestores, qualquer stakeholder que possa ajudar com informações relevantes.

Mantenha a escuta e atenção ativa durante todas as cerimônias para também coletar informações.

Coloque tudo em um backlog seu de Líder àgil e aguarde o momento adequado para induzir uma possível melhoria. A não ser que venham solicitações explícitas com pedido de ajuda e resolução de algum ponto. Ai você trabalha esse ponto.

Escopo do Produto

Procurar entender o escopo do produto e até alguns detalhes ou termos técnicos muito falados, ajuda muito na parte de atuar com remoção de impedimentos. Também você não fica boiando nas dailys e nas retrospectivas.

E mais, te faz ganhar mais respeito do time quanto a você, não é de hoje que venho percebido isso.

Coletar Métricas

Descubra a ferramenta utilizada na área que tenha métricas do time que você possa analisar. Caso não tenha, implante e comece pelo básico: Throughput e lead time.

Você como líder de mudanças, na hora certa, deve fazer o aculturamento de métricas no time e na gerencia onde esta trabalhando.

Bem agora que você já tem os dados, observe os fatos ao longo dos meses, e perceba quais as práticas eles executam ou não executam que ao seu ver pode melhorar a eficiência:

• O fluxo de trabalho que está no Board visual representa o fluxo real?
• Existe alguma forma de quebra de histórias ou vão inchando escopo que vai chegando nas issues já em andamento? 
• O WIP (Work In progress) está definido e sendo respeitado? 
• Existem muitas swimlanes no Board que estão atrapalhando a priorização?
• Existe trabalho sendo realizado não contabilizado?
• Existe categorização dos diferentes tipos de trabalhos realizados como: Melhorias, débitos técnicos, Bugs, Negócio, incidentes em produção, itens técnicos, tratamento de vulnerabilidades de segurança, OKR, atendimento a canal, spike (estudo) etc?
• O DoR (Definition of Ready) e DoD (Definition of Done) estão prescritos e organizados pelos tipos de trabalho realizados?
• Existe contabilização do tempo de wait time por conta das dependências externas para uso nas reuniões de solicitação de redução de tempo de atendimento em depenências?
• A ações definidas nas retrospectivas estão sendo executadas levando a melhoria contínua? 
• A daily começa da direta para esquerda do Board para entender o que se pode fazer para finalizar as issues que estão mais próximas do DONE?
• Existe excesso de reuniões que podem ser reduzidas, ou no tempo ou na quantidade, que disponibilize mais tempo para trabalho produtivo e criativo?
• etc;

Acrescente toda identificação de melhorias naquele seu Backlog de Líder Ágil.

Assessment Ágil

Alguém pensa, mas Jac ao longo que o tempo foi passando eu já fui identificando um monte de meçhrias necessárias e até já fiz algum trabalho. Para que serve o Assessment a essa altura?

O Assessment te ajuda a identificar a visão que o time tem dele mesmo nos temas que você escolheu incluir. Baseado justamente na sua observação e no que está no seu Backlog de líder ágil. Você vai tirar uma foto do momento atual.

È preciso que você entenda se eles tem o entendimento próximo ao seu do que precisa melhorar, e até descobrir algumas coisas novas que você ainda não tinha percebido.

Se o time tem uma consciência parecida com a sua, será muito mais fácil trabalhar as melhorias. Se eles não tem, elabore uma estratégia de começar por pontos que eles queiram trabalhar ali do Assessment. 

Além disso após uns 6 meses você deverá passar um segundo Asessment para confirmar se as ações aplicadas surtiram efeito. Basicamente uma segunda fotografia.

Ah e Helphcheck do time também é um assessment, porém com outro objetivo.

Automações

A ferramenta do Board utilizado no time é passível de automações para simplificar a vida dos membros do time? Então faça o máximo de automações possíveis.

• Manter o Board atualizado de forma mais inteligente com menor esforço como por exemplo: Preenchimento automático de determinados campos ao criar issue (Assignee, nome do time, qual quarter está etc).
• Fazer interligações automáticas com outras ferramentas como slack ou teams para alertas e avisos.
• Fazer interligações com Boards de outros times que tem dependências ou que tem issues que chegam lá para ser trabalho no seu time.

Inicie Mudanças

Quando eu falo aqui Inicie Mudanças, não quer dizer que você não fez nada esse tempo todo, até por que as retrospectivas estavam acontecendo. Quer dizer que agora:

1.  Você já saiu do lugar de um estranho, para um membro do time de fato.
2. Que você já tem temas priorizados pelo time após o Assessment que eles desejam trabalhar, que é uma “permissão dada” em comum acordo, que já se pode fazer algumas melhorias mais significativas.
3. Você tem dados (métricas) para mostrar resultados de melhorias de eficiência ao longo das ações do Assessment para motivação do time a buscar por mais mudanças e melhorias.

Espero ajudar a quem buscou esse conhecimento por ser uma vivência real e não de meras teorias. Nada contra, tenho post com teorias também, mas esse aqui vale ouro em!!!!

Informações sobre a autora: Jacqueline Viana é Agile Master por amor.

https://www.linkedin.com/in/jacqueline-mba-e-pmp