O quinto elemento Scrum Master

Como no filme, aqui na vida real os outros quatros elementos “não existem mais” e só sobreviveu o quinto elemento. Minha aventura real no ano de 2019 foi assumir um time ágil onde eu era o quinto elemento, ou seja, a quinta Scrum Master, a bola da vez a ser “despachada”. Eu realmente não sei como eu vou parar nessas furadas.

O que ocorria é que o cliente ficava insatisfeito e pedia a troca para a consultoria, ai entrava SM provisórios que por diversas razões não puderam permanecer.

Na entrevista com o cliente foi tudo bem e consegui a vaga, mas imagina o quão desacreditado o mesmo não estava diante de tantas trocas de SM. E o time o quão cansado estava com tantas readaptações e curva de aprendizagem em cada novo SM.

Vou explicar como eu sobrevivi a tudo isso:

O Scrum Master e o Cliente:

Primeiramente tratei o cliente com uma educação ímpar, diferenciada mesmo, eu e era uma Scrum Master de uma consultoria externa e era o mínimo que eu poderia fazer. Parece óbvio, mas nesse aspecto o cliente não andava muito satisfeito. Em suma, ele era exigente quanto a postura, horários e o uso de ferramentas padrões dele. Ao longo do tempo fui descobrindo isso por ele mesmo e por relatos do time.

Segundo, sugeri que eu faria um diagnóstico durante uns dois meses para apresenta-lo ao invés de sair fazendo mudanças desenfreadas, e foi muito bem aceito. Dessa forma, não mudei nada e fui analisando e entendendo o motivo de cada coisa estar sendo feita do jeito que era, e qual a necessidade estava sendo atendida.

Terceiro, eu consegui surpreender o cliente fazendo um trabalho que nenhum outro SM conseguiu fazer da maneira que ele pedia, que era carregar todos os dados da Sprint como: Histórias, tarefas com horas, dados relevantes, anexar documentações etc em um um sistema similar ao Jira. Era um trabalho bastante extenso e tinha uma certa burocracia.

Dicas:

Vou explicar algo a vocês, antes de sugerir mudanças, segue fazendo o que já era feito, você é novo ali, então, não chegue na casa dos outros mudando tudo, você será rejeitado. Entenda que você não tem a confiança das pessoas ainda para sair propondo mudanças, ou estimulando que o time proponha soluções diferenciadas.

O ágil é uma transformação e você Scrum Master vai pegar muito anti padrão por ai, e com tempo fazendo o seu trabalho, você irá ajustando o que for possível para ir transformando. Espere você conquistar o seu espaço e já estar integrado no time e na empresa.

Espere sair da condição de Scrum Master imposto pela empresa e ter virado o Scrum Master aceito, respeitado e admirado pelo cliente e time.

O Scrum Master e o Time:

Imediatamente me dispus a apreender um pouco sobre o escopo que estava sendo tratado com um membro do time que me ajudou dando explicações. Mais tarde eles deram um feedback positivo sobre isso, ponto para mim.

Ao mesmo tempo, eu ouvi do time sobre os treinamentos cansativos de ágil aplicados por outros Scrum Master. Então comecei uns e-mail semanais que chamei de Pílula ágil, bem direto ao ponto e sucinto, de forma que eles pudessem ler nos horários vagos. Eu estava li do lado deles para dúvidas e conversar sobre o que foi dito no texto, e faziam isso no horário mais adequado. Mais um ponto para mim!

Assim também, nas retrospectivas eu sempre falava sobre ágil de forma que se encaixasse no contexto discutido, aproveitando para inserir ou reforçar elementos sem parecer treinamento e sem ficar cansativo. Adivinha??? Ponto para mim.

Esse time aceitou bem dinâmicas de quebra gelo o que ajuda muito no trabalho de integração. E por falar em integração e aceitação, eu estava junto deles nos lanches, nos almoços e nos café das manhas temáticos que eu promovi. Tivemos até churrasco externo estruturado pelo próprio time com todas as famílias.

Essas ações geram confiança, geram relacionamento, geram abertura para falar e geram empatia. E como resultado, uma integração fantástica, onde saímos da posição de grupo para time de verdade.

O PO era do cliente, então era uma relação mais distante fisicamente, mas não tínhamos problemas com ele, inclusive sempre que possível ele participava das nossas integrações .

Resultados

1-Geral

Apresentei ao cliente um power point de Diagnóstico que fui alimentando durante uns dois meses com resultado baseado em: radar ágil, velocidade do time ao longo do tempo, lista de alguns anti padrões, itens de melhorias e claro pontos positivos, Aquela altura ele já estava relaxado, confiante no meu trabalho e aberto a mudanças para atendermos alguns pontos de melhorias.

Quanto ao time, fui fazendo meu trabalho até que em uma das retrospectivas ouvi de um membro do time: “eu achava que você não ia dar conta, mas na verdade você esta indo muito bem”. Ali eu percebi que tinha ganhado a confiança deles, tínhamos virado de fato um time. Bingo!!

Em conclusão, o cliente estava satisfeito com o trabalho realizado o time estava feliz e finalmente acabou aquele entra e sai de Scrum Master.

2-Motivação 3.0

O time foi percebendo a boa relação minha com o cliente. Foram percebendo o cliente mais relaxado e com uma boa postura com eles. O cliente que tinha uma forma mais rígida melhorou muito, e isso aliviou a pressão do time. Em suma, agora tínhamos todos uma relação mais saudável e a Motivação intrínseca para desenvolver o trabalho.

Uma outra melhoria de Motivação 3.0 foi conseguir fazer algumas Sprint Reviews com a presença de clientes/usuários. Claramente o time ficava orgulhoso e feliz e ganhava um “gás” para o trabalho. Esse é um ponte muito importante de motivação, seja para ouvir elogios do cliente, seja para entender o peso do problema e da responsabilidade caso haja. Aqui vai pelo amor ou pela dor.

3-Ferramentas e Técnicas

Em síntese, como estávamos com o equilíbrio estabelecido foi possível atuar em algumas frentes:

Conseguimos atualizar o nosso quadro Kanban com o fluxo real de trabalho, saímos daquele TO DO, DOING e DONE. Com essa visão transparente em um momento oportuno conseguimos visualizar os gargalos. Como exemplo, tinhamos documentações que eram feita pelo time ao longo do fluxo, unificamos e reduzimos o conteúdo e trouxemos para o início do fluxo. Conseguimos maior fluidez.

Outra questão era que o PO estava demorando para fazer os testes em ambiente de homologação, e depois ainda tinha a etapa de envio para os usuários fazerem também. Então sugerimos que levasse para o usuários homologar a demanda junto dele. Dessa forma, queimamos a etapa em que ele fazia sozinho. Isso diminuiu o tempo de wait time da coluna aprovação do PO.

Conseguimos que dados quantitativos e qualitativos das dores fossem levantados pela PO, ajudando na priorização e demostração de valor gerado ao cliente. Tínhamos até algumas queries de números que mostravam exatamente a dor do cliente.

Em conclusão, esse artigo segue bem a proposta do blog, que é trazer os desafios vividos e as experiências únicas que vivemos para ser compartilhada com a comunidade ágil!!

Informações sobre a autora: Jacqueline Viana é Scrum Master e é apaixonada por agilidade.

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