Kanban

O quadro Kanban é uma ferramenta para gestão visual de um sistema puxado, dessa forma, serve para qualquer tipo de trabalho. Ele também é usado por metodologias e/ou frameworks de gestão ágil: Método Kanban, Scrum, XP etc. Sob o mesmo ponto de vista,  “é Just in Time” e o fluxo de tarefas é contínuo.

Antes de mais nada, o sistema puxado, na agilidade, é fazer o necessário, quando necessário, produzindo apenas aquilo que for gerar valor no final, logo, elimine o desperdício. No nosso contexto reflete bem a famosa frase:” Pare de começar e comece a terminar”.

Figura 1 – https://leankit.com/learn/kanban/kanban-board/

Por outro lado, o Método KANBAN, idealizado por David J. Anderson, consiste em executar um sistema Kanban (sistema Puxado) focado em kaizen. Em síntese, é uma ferramenta para expor problemas, gerar questionamentos e criar oportunidades de melhoria no fluxo de trabalho.

Assim, a ideia é, promover pequenas alterações no processo ao longo do tempo com o objetivo de obter uma menor resistência às mudanças. Enfim, estimula desenvolvimento e transformação gradual progressiva além de crescimento e aperfeiçoamento para processos e sistemas. Na figura abaixo segue uma sugestão da ordem do Kaizen, mostrando na prática o como fazer:

Figura 2 – Kanban e Kaizen

Em conclusão, com a gestão visual no dia a dia, a equipe identifica de forma rápida, se tem atividades paradas muito tempo em alguma coluna, afinal, tem o WIP limitado. Em suma, o WIP causa um congestionamento de tarefas das colunas anteriores, que não conseguem prosseguir para a próxima coluna. Dessa forma, resulta, que todos de forma colaborativa, voltem seus esforços para resolução do problema que causou o impedimento na tarefa.

No Método KANBAN, na prática, fazemos “meetings” com o objetivo de ir aplicando os Kaizen, e assim, identificar e aplicar as oportunidade de melhorias das mais diversas, além das já citadas acima. Assim também, como tem o objetivo de alinhar sobre impedimentos mais complexos, esses que não são resolvidos no âmbito do dia a dia da equipe.

Logo abaixo veremos métricas para Kanban de forma visual:

Figura 3 – Métricas

• WIP (Work in Progress) = Total de itens que podem ficar em andamento na coluna, é o limite de capacidade de trabalho.
•  Throughput = Quantidade média de itens que ficam prontos num período de tempo (semanas/meses)
• Lead Time = A diferença entre o momento que a tarefa é considerada “em progresso” até o momento que ela entra em seu estado final. 
• Wait Time = Tempo que uma tarefa fica parada aguardando alguma coisa

Lei de Little sobre Teoria das Filas

Em síntese, a Lei de Little diz que, em um sistema estável, a quantidade média de tempo que algo leva para atravessar um processo é igual ao número de coisas no processo dividido por sua taxa de conclusão média. Seguem fórmulas:

Lead Time = WIP / Throughput  => exemplo 4 (itens capacidade) / 5 (entregues) = 0,8 –> 1 semana

Throughput = WIP / Leadtime   => exemplo 4 (itens capacidade) / 1 (semanas) = 4 itens entregues na média

E por fim por que adotar o método KANBAN? Em conclusão , citei alguns benefícios:

•      Construir uma cultura Kaizen (melhoria contínua) que é um componente do LEAN;

•      Tempo de ciclo curtos, oferecendo rapidez;

•      Melhor gestão nas mudanças de prioridade;

•      O processo é simplificado;

•      Maior visibilidade dos projetos;

•      Redução de desperdício;

•      Redução de custo (Uma menor curva de perda de capacidade);

•      Elimina atividades que não agregam valor para a equipe;

•      Melhora a motivação e desempenho da equipe.

Enfim, espero que esse artigo seja útil, e antes demais nada,  que tenha sido simples e claro.

Fontes:

Teoria das Filas

https://blog.planrockr.com/o-que-%C3%A9-lead-time-cycle-time-e-reaction-time-5bc4d13d0ac9

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Informações sobre a autora:

Jacqueline Viana é Scrum Master na Concrete Solutions, e é apaixonada por agilidade.

Cofundadora Agile Pink